Datenschutz

Datenschutzrichtlinie der Nihon Bijutsu Token Hozon Kyokai (European Branch)

In dieser Datenschutzrichtlinie wird erläutert, wie wir in unserem Verein personenbezogene Informationen erfassen, nutzen und weitergeben (verarbeiten).

Die Gesellschaft zur Konservierung und zum Studium des japanischen Schwertes. Sektion Europa – Nihon Bijutsu Token Hozon Kyokai (European Branch) (in weiterem NBTHK EB) verarbeitet die personenbezogenen Informationen ausschließlich zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder.

Das Ziel des Vereins ist, japanische Schwerter, die als wichtige Kulturgüter oder als Kunstgegenstände bestimmt, anerkannt oder registriert sind, zu erhalten und Studien der japanischen Schwertschmiedekunst zu verbreiten. U.a. unterstützt der Verein bei der sachgemäßen Erhaltung, Pflege und Reparatur japanischer Schwerter, sowie deren Zubehör sowie führt für die Erreichung der Ziele des Vereins die Studienveranstaltungen durch.

Speicherung von Daten der Mitglieder:

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein dessen Name, Anschrift, Telefonnummer (optional) und E-Mailadresse auf. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen:

• des Vereins (Betreuer – Offizier für EDV),
• des Kassenwarts,
• des Kommunikationsoffiziers für Mutterhaus,
• des Kommunikationsoffiziers für Mitglieder

gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Speicherung von Daten der Nichtmitglieder:

Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein in folgenden zwei Fällen gespeichert:

1. Wenn Sie uns über die Kontakt-Email-Adresse Anfragen zukommen lassen, wird Ihre Anfrage sowie Ihre Kontaktdaten aus der Email-Anfrage zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
2. Wenn ein Nichtmitglied an einem Studientreffen des Vereins als einen Gast teilnehmen will. In diesem Fall werden Name, Anschrift und E-Mailadresse des Nichtmitgliedes gespeichert. Der Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten in dem Fall ist Sicherstellung der Haftungsverantwortung falls zum Studium ausgelegten Objekte von einem Gast beschädigt werden. Ein Nichtmitglied muss eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilen um als einen Gast an einem Studientreffen des Vereins teilzunehmen zu können.

Diese Daten werden in den EDV-Systemen:

• des Vereins (Betreuer – Offizier für EDV),
• des Kommunikationsoffiziers für Mitglieder

gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die Daten werden mindestens ein Jahr aufbewahrt und danach zum Ende des Geschäftsjahres (aktuell 31. März des jeweiligen Kalenderjahres) gelöscht.

Weitergabe der Daten an Dritte, bzw. Internationale Organisationen.

Unser Verein NBTHK EB ist eine europäische Niederlassung unserer Muttergesellschaft Nihon Bijutsu Token Hozon Kyokai, 1-12-9 Yokoami, Sumida-ku, Tokyo, Japan 130-0015 (in weiterem NBTHK Japan). Die Erreichung der Vereinsziele erfolgt in enger Zusammenarbeit mit der Muttergesellschaft. U.a. werden die Mitglieder unseres Vereins als Mitglieder von NBTHK Japan angemeldet. Die Anmeldung erfolgt zentralisiert für alle Mitglieder. Für diesen Zweck werden die personenbezogenen Daten der Mitglieder (Name und Anschrift) an NBTHK Japan übertragen. Dadurch werden unsere Mitglieder auch Mitglieder von NBTHK Japan und genießen u.a. die folgenden wesentlichen Vorteile:

• Monatliche Zeitschrift „Token Bijutsu“;
• Zahlreiche Ermäßigungen beim Besuch der (überwiegend japanischen) Museen;
• Möglichkeit der Teilnahme an den Veranstaltungen von NBTHK Japan.

Ein Mitglied tritt in unseren Verein ein mit der Absicht auch ein Mitglied von NBTHK Japan zu werden. Ein Mitglied unterschreibt freiwillig eine Einwilligung für die Übertragung eigener personenbezogenen Daten an NBTHK Japan, die es jederzeit widerrufen kann. Mit dem Widerruf der Einwilligung für die Datenübertragung, erlöscht sich die Mitgliedschaft des Mitglieds in NBTHK Japan und NBTHK EB zum Ende des Geschäftsjahres (aktuell 31. März des jeweiligen Kalenderjahres) automatisch.

Weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mitglieder:

Die Mitglieder werden über die aktuellen Vereinsinformationen per E-Mail informiert:

1. NBTHK EB stellt seinen Mitgliedern eine fachlich qualitative Übersetzung wichtigsten Artikeln monatlicher Zeitschrift „Token Bijutsu“ ins Deutsche und ins Englische zur Verfügung. Diese Übersetzungen werden an die Mitglieder monatlich per E-Mail verteilt.
2. Die Einladungen zu und Berichte über die Studientreffen des Vereins.
3. Weitere Informationen, die für die Erreichung der Vereinsziele relevant sind.

Privat- und Vertraulichkeitssphäre der Mitglieder.

In unserem Verein als Sammler nehmen wir den Schutz der Privat- und Vertraulichkeitssphäre unserer Mitglieder sehr ernst.

Veröffentlichung der personenbezogenen Daten in Berichten zu Studientreffen:

Nach einem Studientreffen wird normalerweise ein Bericht übers Treffen erstellt und an die Mitglieder per E-Mail verteilt. Es erfolgt keine Veröffentlichung des Berichtes in Internet durch den Verein. In Berichten werden die aktuellen Informationen aus dem Treffen, dessen Ablauf und die wichtigsten zum Studium ausgelegten Objekte erwähnt. In diesem Zusammenhang können dort u.U. einzelne Mitglieder namentlich genannt werden (z.B. Name des Vortragenden, Name eines Mitgliedes, das besondere Leistungen z.B. in einem Kantei Wettbewerb erbrachte, usw.). Es können auch Gruppenbilder aus den Treffen in den Berichten veröffentlicht werden. Beim Eintritt eines Mitliedes wird es über die Möglichkeit der Veröffentlichung seines Namens und seiner Personenabbildung als Teil deines Gruppenfotos in einem Bericht übers Treffen hingewiesen. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand oder dem Kommunikationsoffiziers für Mitglieder einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruchs unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung in den Folgeberichten. Die Namen der Eigentümer der zum Studium ausgelegten Objekte werden in den Berichten grundsätzlich nicht genannt.

Austritt aus dem Verein. Löschung der Daten:

Beim Austritt aus dem Verein werden Name, Adresse, Telefonnummer (falls gespeichert) und E-Mailadresse aus der Mitgliederliste gelöscht.

Zum Zweck der Aufbewahrung der Geschichte des Vereins führen wir ein Archiv. Die Daten der austretenden Mitglieder werden in diesem Archiv aufbewahrt. Diese Informationen werden in den EDV-Systemen:

• des Kassenwarts
• des Kommunikationsoffiziers für Mitglieder

gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt.

Beim Austritt eines Funktionsträgers aus dem Verein oder bei der Ausscheidung eines Funktionsträgers aus seiner Funktion:

• Offizier für EDV,
• Kassenwart,
• Kommunikationsoffizier für Mutterhaus,
• Kommunikationsoffizier für Mitglieder

stellt der Vorstand sicher, dass der ausscheidende Funktionsträger eine schriftliche Versicherung abgibt, dass alle personenbezogene Daten aus seinen EDV-Systemen (inklusive Sicherungskopien) gelöscht sind.

Auskunft, Löschung, Berichtigung der Daten.

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Löschung oder Berichtigung dieser Daten.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der Email-Adresse info@nbthk.eu an uns wenden.

Beschlossen in der Mitgliederversammlung am 19.05.2018 (Klosterhof 4, 42653 Solingen, Deutschland)

Diese Datenschutzrichtlinie ist gültig ab dem 25. Mai 2018.

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